ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการขายสินค้าหรือบริการ ออกให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าทราบว่ามียอดหนี้ที่จะต้องชำระกี่บาท และชำระภายในวันที่เท่าไหร่ ลูกค้าจะได้ชำระหนี้ได้อย่างถูกต้อง
ถ้าอ่านจากด้านบนก็มองไม่เห็นความแตกต่างกันเลย แต่ถ้าเราดูแบบฟอร์มเอกสารของใบแจ้งหนี้ กับใบวางบิลก็จะมองเห็นความแตกต่าง (ตัวอย่างเอกสารดูได้ในภาพโพส)
ทุกครั้งที่มีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ ผู้ประกอบการก็จะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะต้องจ่ายชำระเงินจำนวนเท่าไหร่ ภายในวันที่เท่าไหร่
พอถึงรอบวางบิล ผู้ประกอบการจะสรุปข้อมูลว่ามีใบแจ้งหนี้ใบไหนบ้างที่ถึงกำหนดที่ลูกค้าจะต้องชำระแล้วลงในเอกสารใบวางบิล ดังนั้นวางบิลทำหน้าที่เป็นใบคุมว่ามีรายการใบแจ้งหนี้อะไรบ้างที่ลูกค้าจะต้องจ่ายในรอบนี้
กรณีที่มีใบแจ้งหนี้ใบเดียว ก็ไม่จำเป็นต้องจัดทำใบวางบิลก็ได้ แต่อย่างไรก็ตามสอบถามลูกค้าเผื่อความชัวจะดีที่สุด
สำหรับขั้นตอนการแจ้งหนี้/วางบิล เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญมากเพราะแต่ละบริษัทจะมีขั้นตอนที่แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น
❒ สามารถวางบิลวันไหน แต่จะมีรอบการจ่ายเช็ค/หรือโอนเงินให้
❒ กำหนดวันวางบิลที่ชัดเจน เช่น สามารถวางบิลได้ทุกวันที่ 15 ของทุกเดือน
✸ กิจการที่มีวันวางบิลที่ชัดเจน เราจะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เพราะถ้าเราไม่วางบิลในวันนั้นเราก็จะต้องรอบไปวางบิลอีกรอบเลย ซึ่งจะทำให้เราได้เงินล่าช้าออกไปอีก
>>> ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ประกอบการวางบิล <<<<
▶ ใบวางบิล/ ใบแจ้งหนี้ (ต้นฉบับ + ใบสำเนา)*
▶ ใบเสนอราคาที่มีลายเซ็นลูกค้าเซ็นตอบกลับ, ใบสั่งซื้อ
▶ ใบส่งมอบสินค้าที่มีลายเซ็นลูกค้าเซ็นรับของ (กรณีขายสินค้า)
- ผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต
- ที่ปรึกษาทางด้านภาษี
- อาจารย์พิเศษ