หลังจากที่ผมได้พูดคุยกับเพื่อนนักบัญชีหลายคนถึงสาเหตุว่าอะไรเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้สำนักงานบัญชีทำงานหนัก และทำให้งานผู้ประกอบการได้ไม่มีคุณภาพ สาเหตุอันดับต้นๆ มาจากการที่ผู้ประกอบการส่งแต่เอกสารบิลซื้อและบิลขาย โดยไม่ต้องทำใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่าย

ลองคิดตามผมแล้วคุณจะเข้าใจว่าทำไมถึงทำงานยาก นาย A เป็นเจ้าของบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ ไปซื้อคอมพิวเตอร์มา 1 เครื่อง 20,000 บาท จากนั้นส่งใบเสร็จรับเงินค่าคอมพิวเตอร์มาให้สำนักงานบัญชีบันทึกบัญชี

สำนักงานบัญชีรับเอกสารมา อันดับแรกงมหาก่อนเงิน 20,000 บาทจ่ายไปด้วยวิธีไหน โดยทั่วไปใบเสร็จรับเงินไม่ได้บอกว่ารับชำระเงินด้วยวิธีไหน สำนักงานบัญชีที่ขยันก็จะไปหาใน Bank statement ก่อนว่ามีรายการเงินออกใกล้ๆ วันที่จ่ายเงินหรือไม่เพื่อจะได้บันทึกบัญชีให้ตรงกับเงินฝากธนาคาร แต่ถ้าคุณโชคร้ายเจอสำนักงานบัญชีใจเหี้ยมก็จะบันทึกทุกอย่างเป็นรับเงินสด และจ่ายเงินสดทั้งหมด แล้วค่อยไปปรับปรุงบัญชีเงินฝากธนาคารตอนวันสิ้นปีเอา

จากนั้นสำนักงานบัญชีก็จะต้องจินตนาการต่อว่าคอมพิวเตอร์ซื้อมาไว้ใช้งานเอง หรือซื้อมาขายให้ลูกค้า หลายครั้งที่นักบัญชีเดาผิดบันทึกเป็นทรัพย์สินถาวร หลายปีผ่านไปลูกค้าเพิ่งเจอว่าทำไมถูกบันทึกเป็นทรัพย์สิน 😭 ต้องปรับปรุงบัญชีกันให้วุ่นวาย

ประกอบการก็จะบอกว่าทำไมนักบัญชีไม่รู้จักถาม คิดเอาทำไม พนักงานบัญชีในสำนักงานบัญชี 1 คนจะต้องรับลูกค้าประมาณ 20 รายดังนั้นถ้าถามหมดทุกอย่างจะทำงานไม่ทันดังนั้นผู้ประกอบการถ้าอยากให้บัญชีของเรามีคุณภาพที่ดีจะต้องรู้จักทำ “ใบสำคัญรับ” และ “ใบสำคัญจ่าย”